上海音乐学院附属安师实验中学

内部控制手册

编号：003

版本：1.0

采购管理

编制

杨珍珍

日期

2016.11.1

审核

卻志强

日期

2016.11.1

批准

纪筱华

日期

2016.11.1

修订记录

日  期

修订状态

修改内容

修改人

审核人

批准人

R03.01-01

采购预算不合理、不充分，不能满足单位业务需要，影响工作效率效果

确定年度采购计划及预算

CA03.01-01

各部门按照实际需求提出年度采购需求并由部门领导审核。采购归口部门汇总各部门的采购需求，从采购的必要性、合理性方面进行审核论证，并将初审后的结果报校务会讨论，确定采购项目与采购预算，作为年度预算的一部分上报至教育局核准。

采购申请部门、采购归口部门

每年

政府采购业务控制制度

采购预算及讨论记录

R03.01-02

未建立完善的采购制度和归口管理部门，导致采购业务未经适当审批或者越权审批

保证采购业务经过恰当、有效审批

CA03.01-02

采购实行归口部门管理，指定XX部门为统一采购部门，明确采购业务的审核批准制度，办理采购业务必须按照规定的权限和程序进行

采购归口部门

每周

政府采购业务控制制度

采购制度

R03.01-03

采购职责权限不集中，增加采购成本和费用

建立集中的采购职责权限，保证采购效率

CA03.01-03

采购职责权限应当尽量集中，以提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低成本和费用

采购归口部门

每年

政府采购业务控制制度

采购制度

R03.01-04

采购组织形式选择不合理，应履行政府采购程序的未经允许自行采购，导致单位遭受处分

确定采购组织行式合理合规

CA03.01-04

根据本区每年《政府集中采购目录和采购限额标准》的规定：

1. 拟采购的货物或服务属于年度政府集中采购目录范围内电子集市采购的，由采购归口部门在市政府的电子采购平台进行采购。

2. 拟采购的货物或服务属于年度政府集中采购目录范围内非电子集市采购，或超出采购限额标准，则由申请部门填写《政府采购申报表》，经采购归口部门负责人审核后，由区教育局资产中心交区政府采购主管单位核定采购组织形式,进行集中采购。

采购归口部门

每周

政府采购业务控制制度

政府采购申报表

R03.01-05

未按照采购管理单位或部门核定的采购方式组织采购，或采购组织过程不规范，导致单位遭受处分

单位经济活动合法合规

CA03.01-05

1. 经区政府采购主管单位核定为集中采购的采购项目，区教育局资产中心核定采购方式后，由学校采购归口部门或区资产中心进行采购；

2. 经区政府采购主管单位核定为分散采购的采购项目，若明确采购方式，教育局资产中心或学校采购归口部门按照已明确的采购方式进行采购；若未明确采购方式，教育局资产中心或学校采购归口部门将按照拟采购项目的特点选择招标、竞争性谈判、询价或单一货源采购。

采购归口部门

每周

政府采购业务控制制度

采购记录

R03.01-06

分散采购的供应商不在市政府合格供应商名录中，采购供应商资质不符合政府采购的要求，导致采购结果不理想

确保供应商资质符合要求

CA03.01-06

1. 若政府的合格供应商名录能够满足采购需要，教育局资产中心或学校采购归口部门在合格供应商名录中选择合适的供应商进行招标、竞争性谈判或询价。

2. 若政府的合格供应商名录不能满足采购需要，教育局资产中心或学校采购归口部门需说明情况，由区政府采购主管单位审核确认供应商资质符合要求后，方可进一步执行采购。

采购归口部门

每周

政府采购业务控制制度

采购记录

R03.01-07

采购程序执行不严格，可能导致供应商选择不合理或采购价格不合理，影响采购效果

规范采购程序

CA03.01-07

1）集中采购

电子集市采购：单位指定电子平台采购的经办人和审核人。经办人选定产品或服务并生成采购订单，订单经审核人确认后方可形成正式的采购合同或订单。

非电子集市采购：采购归口部门委托专业的招标或竞争性谈判代理机构实施，向区采购主管单位申请招标或竞争性谈判专家，组成评标委员会或竞争性谈判小组。招标文件等资料需上交区教育局资产中心备案。

2）分散采购

采购归口部门根据《政府采购非招标采购方式管理办法》的规定执行竞争性谈判、询价、单一货源采购或者按照招标相关规定委托政府采购代理机构采购。

采购归口部门

每周

政府采购业务控制制度

采购记录

R03.01-08

未经授权对外订立采购合同，合同内容不完整，未经过严格的审批程序

采购合同内容准确、完整，经过相关部门审核，符合法律法规和学校的规定

CA03.01-08

按照学校规定，XXX采购事项需签订书面的采购合同/协议，约定采购内容、持续期间、款项支付、双方的权利和义务等事项。

采购业务签订采购合同应严格按照学校合同协议编制、审核和签订的程序进行。采购合同文本经采购归口部门初步审核后，提交财会部门及其他相关业务部门会审，按照审批权限经相关领导审批后方可签署。

采购归口部门

每周

合同管理制度

采购合同及审核记录

R03.01-09

采购验收不严谨、程序不规范，未能及时纠正不符合采购要求的行为，影响采购效果

建立规范的采购物资质量验收标准，确保采购物资质量合理

CA03.01-09

采购归口部门及使用部门对政府采购合同的履约结果进行验收，以确认货物或服务符合合同的要求。必要时可聘请专家参与验收，且直接参与该项政府采购的主要责任人不得作为验收主要负责人。

验收结束后，验收人员在采购验收单上签署验收意见，验收单一式三联，资产管理员登记采购台账，将采购合同或订单、验收单记账联、发票交给出纳记账。

采购归口部门

每周

政府采购业务控制制度

采购验收单

采购台账

R03.01-10

采购付款审核不严格，可能导致资金损失

加强对采购付款审核的控制，保证采购进度与支出款项相符

CA03.01-10

采购归口部门应按照采购订单、合同和采购执行进度，提出采购付款申请。出纳进行复核，提交制度规定的采购付款审批人进行审批，审批完成后方能办理付款

采购归口部门

每周

政府采购业务控制制度

采购合同

采购付款审批表

R03.01-11

缺乏有效的采购会计系统控制，未能全面真实地记录和反映采购各环节的资金流和实物流情况，相关会计记录与相关采购记录、验收、入库记录不一致

准确记录采购业务和款项支出，保证会计记录、采购记录与仓储记录的一致性

CA03.01-11

1、实物资产管理由资产管理员进行登记、管理，如实反映物资情况；

2、定期与财务进行账实核对，保证账账相符

采购归口部门

每周

政府采购业务控制制度

资产台账

R03.01-12

未明确采购资料归档制度，采购相关资料归档不及时

防止采购管理混乱，发生问责事故无法查找相关资料

CA03.01-12

采购业务完成后，采购合同原件一式肆份:一份交档案管理部门（附《合同审批表》）归档；一份原件交出纳记账。采购归口部门保留一份备查。

采购归口部门

每周

政府采购业务控制制度

采购合同

合同审批表

R03.01-13

政府采购业务记录不完整、不规范，资料保管不善，不利于事后的检查及管理改进

加强采购资料归档管理

CA03.01-09

采购归口部门妥善保管政府采购预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明等政府采购业务相关资料，并每年归档至档案室。

采购归口部门

每日

政府采购业务控制制度

采购记录

R03.02-01

未建立完善的采购制度和归口管理部门，导致采购业务未经适当审批或者越权审批

保证采购业务经过恰当、有效审批

CA03.02-01

采购实行归口部门管理，指定课程保障部为统一采购部门，明确采购业务的审核批准制度，办理采购业务必须按照规定的权限和程序进行

采购归口部门

每周

一般采购管理办法

R03.02-02

采购职责权限不集中，增加采购成本和费用

建立集中的采购职责权限，保证采购效率

CA03.02-02

采购职责权限应当尽量集中，以提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低成本和费用

采购归口部门

每年

一般采购管理办法

R03.02-03

采购申请审核审批不到位、不规范，导致不必要的采购事项频发，影响单位的资金使用效率。

加强采购业务的审核审批

CA03.02-03

各部门书面提出采购申请，交由采购归口部门审核，超过采购归口部门负责人权限的需提交相应权限领导审批后执行采购。

采购归口部门

每周

一般采购管理办法

采购申请审批表

R03.02-04

采购方式不合理，可能导致采购货物/服务质次价高，影响采购效果

合理选择采购方式

CA03.02-04

采购归口部门根据拟采购项目的特点，确定合适的采购方式，如询价、竞争性谈判或单一货源采购，在满足采购需求的前提下选择最低的价格。

采购归口部门将优先考虑在市政府合格供应商名录中选择供应商。按照“适价”、“适质”、“适地”等原则确定供应商。

采购归口部门

每周

一般采购管理办法

采购记录

R03.02-05

未经授权对外订签订框架协议或采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，使单位利益受损

加强合同签订的授权审批

CA03.02-05

满足规定条件的采购事项需签订书面的采购合同/协议，约定采购内容、持续期间、款项支付、双方的权利和义务等事项。
采购业务签订采购合同应严格按照学校合同协议编制、审核和签订的程序进行。采购合同文本经采购归口部门初步审核后，提交其他相关业务部门会审，会审通过后提交至相关权限审批签署，超过XX金额的合同需由校长审批后方可签署。

采购归口部门

每月

一般采购管理办法

采购合同

R03.02-06

验收标准不明确、验收程序不规范，对验收中存在的异常情况不作处理，导致采购货物/服务未能满足单位实际需求

规范采购验收流程

CA03.02-06

采购经办人会同采购申请人进行采购验收，必要时聘请外部专家参与验收，以确认货物、工程或服务符合合同的要求。

验收合格后验收人填写验收单，验收单一式二联，资产管理员登记电子台账后，将采购合同/订单、发票与验收单记账联交给出纳入账。

采购归口部门

每月

一般采购管理办法

采购验收记录

R03.02-07

采购付款审核不严格，可能导致资金损失

加强对采购付款审核的控制，保证采购进度与支出款项相符

CA03.02-07

采购归口部门应按照采购订单、合同和采购执行进度，提出采购付款申请。出纳进行复核，提交制度规定的采购付款审批人进行审批，审批完成后方能办理付款

采购归口部门

每月

一般采购管理办法

采购合同

采购付款审批表

R03.02-08

缺乏有效的采购会计系统控制，未能全面真实地记录和反映采购各环节的资金流和实物流情况，相关会计记录与相关采购记录、验收、入库记录不一致

准确记录采购业务和款项支出，保证会计记录、采购记录与仓储记录的一致性

CA03.02-08

1、实物资产管理由资产管理员进行登记、管理，如实反映物资情况；

2、定期与财务进行账实核对，保证账账相符

采购归口部门

每月

一般采购管理办法

R03.02-09

未明确采购资料归档制度，采购相关资料归档不及时

防止采购管理混乱，发生问责事故无法查找相关资料

CA03.02-09

采购业务完成后，采购合同原件一式两份:一份交档案管理部门（附《合同审批表》）归档；一份原件交出纳记账。采购归口部门保留一份备查。

采购归口部门

每月

一般采购管理办法

采购合同

合同审批表

R03.02-10

采购业务记录不完整、不规范，资料保管不善，不利于事后的检查及管理改进

妥善保管采购记录

CA03.02-10

单位加强对采购业务的记录控制。采购归口部门妥善保管采购申请审核记录、采购过程记录资料、合同文本、验收证明等采购业务相关资料，并每年归档至档案室。

采购归口部门

每月

一般采购管理办法

采购记录